هشت توصیه برای توسعه فرآیند کسب و کار

نویسندگان: رونالد شملزر و کاتلین والچ

وب سایت:Cognilytica

تاریخ انتشار: 13 فوریه 2024

فرآیندهای کسب و کار، هسته اصلی سازمان ها به شمار می روند. این فرآیندها وظایف، فعالیت ها و جریان کلی کار را که ماموریت و اهداف اصلی کسب و کار را محقق می کند، نشان می دهند. فرآیندهای کسب و کاری که به خوبی تعریف و مستند شده باشند، به سازمان ها کمک می کنند تا اهداف خود را سریعتر محقق کنند، هزینه ها را کاهش دهند، از بروز خطاها مانع شوند و زمان بیشتری را برای کارکنان، آزاد کنند تا آنها بتوانند روی وظایف مهمترشان تمرکز کنند. پیاده سازی فرآیندهای کسب و کار تعریف شده، نه تنها به ساده سازی و بهینه سازی عملیات یک سازمان کمک می کند، بلکه پایه و اساس بهبود و کارآیی مستمر فرآیند را نیز بنا می کند.

توسعه فرآیند کسب و کار برنامه ریزی می خواهد

ایجاد یک فرآیند کسب و کار کیفی و ارزشمند به زمان و تلاش زیادی برای برنامه ریزی، توسعه و اجرا نیاز دارد. تنظیم توالی ساختار یافته فعالیت ها، وظایف، اقدامات و مراحل انجام شده توسط اعضای تیم فرآیندهای کسب و کار اغلب چالش برانگیز است. مراحل کار معمولاً به ترتیب خاصی برای دستیابی به نتایج ثابت و دلخواه دنبال می شوند. سپس هر وظیفه در یک فرآیند کسب و کار به فرآیندها و وظایف کوچکتر تقسیم  و برای اجرای آنها تعریف و مستند می شود. فرآیندهای کسب و کار نیز بسته به ماهیت کار، از نظر مدت زمان، پیچیدگی و تعداد مراحل، متفاوت هستند.  دو راه برای تعیین مراحل در یک فرآیند کسب و کار وجود دارد.می توانید از نحوه کار کنونی فرآیند (همانطور که هست) یا نحوه کار مورد نظر فرآیند (آنطور که باید باشد) شروع کنید.

برای داشتن یک فرآیند کسب و کار موثر، سازمان ها باید تعیین کنند که کدام بخش از وظایف برای نیل به نتیجه دلخواه، اهمیت بیشتری دارند: اطمینان از پاسخگویی، ساده سازی کانال های ارتباطی یا تعیین معیارهایی برای نحوه انجام فعالیت های کسب و کار. علاوه بر این، فرآیندهای کسب و کار پروژه ای برای «تنظیم و فراموش کردن» نیستند، از این رو مدیران درگیر در مدیریت فرآیند، باید بدانند که استمرار فرآیند نیز بسیار مهم است. فرآیندهای اصلی کسب و کار که ارزش افزوده درسازمان ایجاد می کنند، نیاز به بهبود مداوم، مستندسازی، آزمایش و ارزیابی دارند.  در اینجا هشت مرحله اساسی برای توسعه یک فرآیند کسب و کار آورده شده است.

مراحل زیر را برای توسعه یک فرآیند کسب و کار موثر دنبال کنید:

1)بررسی فرآیند کنونی کسب و کار مفید است.

با بررسی آنچه در حال حاضر در فرآیند کسب و کار خود انجام می دهید، شروع کنید. فعالیت های زاید و کم ارزش را شناسایی کنید.  از مشتریان و کارکنانی که روزانه درگیر انجام یک فرآیند هستند، برای ارزیابی آنچه انجام می شود و آنچه می تواند بهبود یابد و یا حتی حذف شود، دعوت کنید.

2)با تعریف اهداف فرآیند کسب و کار شروع کنید.

هنگام ایجاد فرآیندهای کسب و کار، مهم است که این کار را با در نظر گرفتن پایان انجام دهید. سازمان ها باید اهداف فرآیند کسب و کار خاصی را مشخص کنند و سپس از اهداف به فرآیندها و وظایف فرعی کار کنند. در این مرحله مهم است که بر کارایی، بازده سرمایه، بهبود عملکرد و اقدامات صرفه جویی در زمان تمرکز کنید. اهداف روشن و قابل اندازه گیری برای فرآیند تعیین کنید. شما می خواهید اهداف خاص و زمان بندی شده ای را که ذینفعان شما می خواهند از این فرآیند حاصل شود، مانند «دو برابر شدن فروش در دو سال»، گنجانید.

3) فعالیت ها را فهرست کنید و به دنبال ناکارآمدی ها و مکان های خودکارسازی بگردید.

فعالیت ها در یک فرآیند به روش های مختلفی انجام می شود: توسط کارکنان داخلی، توسط کارکنان خارجی، برون سپاری شده، توسط ماشین ها یا ترکیبی از اتوماسیون گردش کار و تلاش انسانی.سازمان هایی که فرآیندهای خود را ترسیم می کنند، فرصتی برای اتوماسیون، بهینه سازی و بهبود فرآیندهای کنونی دارند. با فهرست کردن تمام فعالیت های فعلی و بالقوه یک فرآیند شروع کنید. فهرست کردن  فعالیت ها به اولویت بندی آنها در مراحل فرآیند کمک می کند. روابط بین فعالیت ها، علل و اثرات فعالیت ها و نقاطی را که هر فعالیت درطول مراحل فرآیند قرار می گیرد،تعیین کنید.  سپس مشخص کنید کدام فعالیت ها را می توان خودکار، بهینه ، ساده یا حذف کرد. اتوماسیون، راهی برای افزایش کارآیی در فرآیندهایی است که بخش زیادی از آنها تکراری است .

4)نقشه فرآیند را توسعه دهید.

پس از مشخص کردن تمام فعالیت های مورد نیاز در یک فرآیند، در مرحله بعدی آن را به روش ترتیبی و قابل درک ترسیم کنید. با اولین مرحله مورد نیاز در فرآیند خود شروع کنید . تعیین کنید که تحویل بین بخش ها در کجا رخ می دهد، کدام فرآیندها باید به ترتیب انجام شوند و کدام یک می توانند به صورت موازی اجرا شوند. یک جدول زمانی ارایه دهید و هزینه های هر وظیفه و کل فرآیند را تعیین کنید. روشهای مدل سازی فرآیند کسب و کار یک روش مفید برای دیدن فرآیند به صورت بصری ارایه می دهند که می تواند به شما در تشخیص افزونگی ها، گلوگاه ها و سایر مشکلاتی که ممکن است هنگام تعریف فرآیند بروز کرده باشد، کمک کند. رویکردهایی مانند استفاده از نمودار جریان یا روش های بصری دیگر می توانند برای درک پیشرفت اقدامات ضروری برای رسیدن به یک نتیجه خاص موثر واقع شوند.

5)وظایف و مدیریت فرآیند را تعیین کنید.

پس از تعریف و ترسیم یک فرآیند، باید برای انجام هر فعالیت و وظایف خاص،مسوول، تیم یا بخشی را  مشخص کنید. برخی از این انتصابات واضح و آسان است. اما ممکن است تعیین مسوول برای بعضی از وظایف، نیاز به فکر بیشتری داشته باشند تا شایسته ترین فرد یامناسب ترین بخش انتخاب شوند. برای نظارت بر انجام فعالیت هایی که خودکار(اتوماسیون) شده است، مدیرانی را تعیین کنید.  سپردن انجام برخی فعالیتها به نرم افزاراتوماسیون، به این معنی نیست که نیاز به نظارت توسط هیچ انسانی ندارد.با تعیین انتظارات و زمان بندی ها و جلب مشارکت مدیران، به کنترل و اندازه گیری نتایج بپردازید.

6)فرآیند را آزمایش و پیاده سازی کنید

تعریف و عملکرد فرآیند نیاز به یک تعامل خوب دارد و باید به طور مداوم اندازه گیری شود. در نتیجه، برای اطمینان از موفقیت مداوم، قبل از اجرای کامل فرآیند یا فرآیندها و وظایف فرعی، حتما آن را آزمایش کنید. آزمایش مناسب به شما کمک می کند تا اشکالات را پیدا کنید، ناسازگاری ها و اشتباهات را شناسایی کنید و هر گونه مشکل یا کوتاهی در تعریف فرآیند خود را برطرف کنید.آزمایش هر مرحله از فرآیند، قبل از اجرایی شدن آن در مقیاس بزرگ، برای ایجاد فرصت به مدیران و ذینفعان برای تمرین کامل فرآیند جدید بسیار مهم است. پس از انجام آزمایش کامل «تضمین کیفیت» و رفع هر گونه مشکل احتمالی،می توانید فرآیند کسب و کار تعریف شده خود را به طور گسترده اجرا کنید.

7)ارزش کسب و کار را اندازه گیری کنید.

بدون اندازه گیری کیفیت انجام فعالیتها، درگیر وظایف و فرآیندهای ناکارآمد، غیرموثر یا غیرضروری خواهیدشد. با لحاظ اهداف فرآیندی که در برنامه ریزی تعیین کرده اید ، اندازه گیری کنید که فرآیند کسب و کار جدید شما تا چه حد به آن اهداف نزدیک شده است. استفاده از ابزارها و راه حل های مدیریت فرآیند می تواند به شما و مدیران تان کمک کند تا عملکرد فرآیند، نقشه برداری فرآیند و پیشرفت اجرا را رصد کنید تا مشخص شود که آیا اهداف شما در حال تحقق هستند یا خیر.

8) بازخورد را برای بهبود مداوم فرآیند جمع آوری کنید.

کلید عملکرد خوب مداوم فرآیندها، فراتر از اندازه گیری و آزمایش است و شامل دریافت بازخورد از کاربران نهایی و یافتن فرصت ها برای بهبود مداوم است. از ذینفعان خود در مورد نحوه عملکرد فرآیند جدید برای آنها بازخورد جمع آوری کنید. معیارهای ارزشی تعیین شده در ابتدا را بررسی کنید تا ببینید آیا فرآیند جدید شما بهبود یافته است و موفقیت را پیش می برد. با نظارت مداوم بر عملکرد فرآیند خود، می توانید فرآیند خود را به طور مداوم بهبود، بهینه سازی و ساده سازی کنید.  این هشت توصیه به عنوان راهنما می تواند تضمین کند که کسب و کار شما همچنان محصول یا خدمات با ارزش و دارای کیفیت را به مشتریان و ذینفعان ارایه می دهد.

پانویس:

نمودار جریان: نموداری است که به صورت بصری اطلاعات مرتبط به هم مانند رویدادها، مراحل یک فرآیند، توابع و غیره را به صورت سازماندهی شده مانند ترتیبی یا زمانی نمایش می دهد. نمودار جریان یک نمایش گرافیکی از مسیر فیزیکی یا جریان افراد، مواد، اسناد، وسایل نقلیه یا ارتباطات مرتبط با یک فرآیند، طرح رویه یا تحقیق است.